Вопросы, рассмотренные в материале:
- Как правильно перевезти офисную мебель
- Почему не стоит заниматься самостоятельной перевозкой мебели
- Как может помочь решить эту проблему мувинговая компания
Иногда компании сталкиваются с необходимостью смены помещения для офиса. Причины тому могут быть разные, но проблемы, возникающие перед фирмами, во многом похожи. Вы нашли новое благоустроенное и удобно расположенное помещение с весьма приемлемой арендной платой и решились на переезд? Прежде чем принять окончательное решение о смене местонахождения вашего офиса, еще раз взвесьте все аргументы «за» и «против». Следует понимать, что перевозка офисной мебели и оргтехники – дело хлопотное и требует профессионального подхода. Более подробно расскажем об этом в нашей статье.
Как подготовиться к перевозке офисной мебели
– основные условия, которые должны быть соблюдены при перевозке офисной мебели. Саму же перевозку можно выполнить двумя способами: тарным и бестарным.
Если вы решили перевозить вещи, не упаковывая их в специальную тару, то для этих целей следует использовать специально оборудованные автомобили, оснащенные мягкими валиками и прокладками, которые позволяют обеспечить сохранность груза. Такими автомобилями располагают, как правило, большинство мувинговых компаний.
Можно, конечно, обойтись и без специального мебелевоза. В таком случае следует оборудовать бортовой грузовик так, чтобы он соответствовал правилам безопасности. Рекомендуем в договоре на перевозку офисной мебели заранее оговорить все эти нюансы.
К перевозке мебели, упакованной в специальную тару, предъявляются менее жесткие требования. Ее можно перевозить как в специально оборудованных фургонах, так и в грузовиках с бортовой платформой. Заказчик должен маркировать все единицы груза, он же обязан контролировать его погрузку, крепление, упаковку и размещение.
Не оставляйте между элементами мебели при ее перевозке много пустого места. Его можно заполнить сумками с вещами. Заполнить весь объем можно, разместив лёгкие вещи над крупными предметами.
- Обтяните мягкую мебель полиэтиленом. Пленка защитит ее от влаги, осадков, грязи и пыли.
- Крупногабаритные детали мебели желательно обернуть стрейч плёнкой, которая поможет сохранить их поверхности.
- Мелкие детали и фурнитуру следует упаковать в подписанные коробки.
- При упаковке стекла и зеркал оберните их слоем поролона или воздушно-пузырьковой пленкой. Это поможет довезти хрупкие детали до места назначения в полной сохранности. При неправильной упаковке в первую очередь повреждаются именно они.
- Подвижные части полок и тумб, дверцы и ящики закрепите малярным скотчем, чтобы избежать поломки.
К перевозке офисной мебели следует заранее подготовиться.
В этом вам помогут следующие советы:
- Подготовьте снаряжение (ремни) для переноски громоздких предметов.
- Подберите нужные инструменты (молоток, клещи, шуруповерт). Они понадобятся для сборки-разборки мебели.
- Не кладите упакованные в коробки вещи на кожаную мебель.
- Пометьте маркером или подпишите все коробки с деталями, пронумеруйте фрагменты гарнитура, шкафа или стенки.
- Упаковывайте крупногабаритные детали мебели так, чтобы потом их было нетрудно перенести.
На сегодняшний день мувинговыми компаниями накоплен богатый опыт переездов. Постарайтесь по максимуму учесть его. Лучше учиться на чужих ошибках.
Не слушайте того, кто скажет вам, что можно обойтись без упаковки крупногабаритного груза. Эта операция хоть и отнимает время, но зато позволяет сохранить вещи при перевозке. По прибытию на новое место останется только аккуратно собрать мебель, впрочем, и это можно поручить специалисту.
Читайте также: Как перевезти офис: тонкости успешной организации переезда
Поэтапный план перевозки офисной мебели
Перед перевозкой офисной мебели иногда нужно ее разобрать. Это сложный и ответственный процесс, требующий определенной подготовки специалистов. Затем следуют мероприятия по обеспечению сохранности мебели при погрузке и транспортировке. Их можно проводить одновременно с погрузкой.
Особо аккуратно нужно обращаться с оргтехникой. Она должна быть тщательно обернута в качественные упаковочные материалы. Погрузка и перевозка мебели производится одновременно с подписанными коробками, куда были уложены документы, канцелярские принадлежности и прочее имущество организации. Маркировка коробок должна быть такая, чтобы на новом месте можно было все отыскать без особого труда.
Дорогое и высокоточное оборудование перевозится на отдельном специальном «мягком» транспорте. Связь и другие средства коммуникации желательно отключать в самую последнюю очередь, чтобы обеспечить непрерывность работы компании.
На новом месте все вещи распаковываются, мебель собирается и располагается в соответствии с планом расстановки по своим местам. В первую очередь устанавливается сервер, подключаются локальная сеть и связь.
После расстановки мебели и подключения техники распаковываются и размещаются документы и личные вещи сотрудников.
Почему самостоятельная перевозка офисной мебели – не самая лучшая затея
Говорят, что смена обстановки положительно влияет на людей. Таким образом, можно рассчитывать, что переезд в новый офис вдохнет в коллектив новые силы. Но произойти это может только в том случае, если процесс будет хорошо организован и пройдет четко и слаженно.
Заметим, что не стоит привлекать своих сотрудников к перевозке офисной мебели. Одна из причин заключается в том, что каждый должен выполнять свою работу. Ваши сотрудники нанимались к вам для выполнения вполне конкретных обязанностей, и не нужно их заставлять делать то, к чему они не готовы. К перевозке следует привлечь профессионалов из специальной организации.
Есть еще причины, по которым не следует использовать для переезда собственный персонал:
- Погрузка и разгрузка требуют физических сил и определенного опыта. Не каждый сотрудник в силах справиться с ними.
- Может пострадать имидж руководства в глазах сотрудников.
- Будет безвозвратно потеряно рабочее время, что грозит срывом выполнения важных задач.
- Есть риск, что сотрудники будут недовольны тем, что их намереваются задействовать на посторонних работах. А это может отразиться на качестве основной деятельности.
- Отсутствие опыта может привести к тому, что мебель при перевозке, возможно, будет испорчена.
Отсутствие профессионального опыта является, пожалуй, главной причиной того, почему не стоит перевозить офисные мебель и оборудование силами персонала компании. Там, где опытный специалист не допустит оплошностей, случайный человек может наделать ошибок:
- Выбор транспортного средства. Во-первых, нужно точно определиться с видом и количеством автомобилей, необходимых для переезда. Если офис небольшой, то, возможно, и одного автофургона будет достаточно. Сложнее определить количество и тип автомобилей для средних и крупных компаний. Тут нужен грамотный оценщик. Кстати, вызов оценщика в ряде мувинговых фирм совершенно бесплатен.
- Разборка мебели. Опыт показывает, что некоторую мебель перед перевозкой следует разобрать. Профессионал, ежедневно решающий подобные задачи, приедет со своими инструментами и быстро со всем справится. Если же затеять разборку собственными силами, при отсутствии опыта и нужного инструмента, то можно не только затратить на работу много времени, но и привести мебель в негодность.
- Подготовка к транспортировке. Компании, оказывающие услуги по переезду, приезжают обычно со своим упаковочным материалом. Причем имеют возможность использовать именно тот вариант, который лучше всего подходит для каждого конкретного случая. Они могут принять грамотное решение, что и чем именно следует упаковать.
- Укладка вещей в салоне. Бытует мнение, что тетрис является самой популярной игрой среди офисных работников. Однако это вовсе не означает того, что им по силам будет при погрузке рационально разместить груз в автомобиле, укладывая вещи особым образом. А вот профессиональные грузчики знают, как это сделать, с чего начинать погрузку и чем ее заканчивать.
- Транспорт. Надежные фирмы-перевозчики имеют свой автотранспорт. Он оборудован всем необходимым для перевозки и надёжной фиксации мебели и прочих крупногабаритных предметов. В таких машинах перевозка офисной мебели наиболее безопасна. В случайном же грузовике столы и стулья во время поездки могут перемещаться, задевать друг друга, что приведет к царапинам, сколам и трещинам.
Мало того, мувинговые предприятия, как правило, берут на себя возмещение ущерба имущества, полученного при его перевозке.
Читайте также: Ответственность транспортных компаний за груз
Как облегчить офисный переезд и перевозку мебели
Грядущий переезд офиса всегда приносит сотрудникам массу забот. Нужно собрать и уложить документацию и личные вещи персонала, да так, чтобы в пути ничего не потерялось и не испортилось. Упаковать компьютеры и прочую технику. Решить вопросы с транспортом и пропусками, лифтами и грузчиками.
Таким образом, переезд – дело хлопотное. И на фоне всех проблем, связанных с ним, погрузка и разгрузка мебели кажутся простыми операциями. Многие руководители, якобы ради экономии, решают, что осуществить их легко можно собственными силами. Ведь компьютерные столы и стулья, которые составляют львиную долю мебели, не отличаются большими габаритами. Их, как правило, даже разбирать не нужно.
Однако такая экономия может обернуться убытками. Недаром говорят, что скупой платит дважды. Поэтому еще раз настоятельно рекомендуем вам перевозку офисной мебели поручить специализированной компании.
Сотрудники при этом тоже без дела не останутся. Им, например, можно предложить позаботиться о перевозке личных и особо важных для них вещей. И тогда мебель и оборудование будут перевезены быстро и в сохранности, а персонал оценит заботу о себе руководства вашего предприятия.
Читайте также: Транспортные погрузочные работы: требования к безопасности и особенности проведения
7 дополнительных услуг мувинговых компаний при перевозке офисной мебели
- Выезд оценщика. Позволяет заказать оптимальное количество автомобилей нужных марок, потребных для вашего переезда. Кроме того, оценщик определит необходимое количество упаковочного материала, тип оборудования и инструмент, нужный для погрузки, а также оптимальное число грузчиков. Он приедет точно в указанные вами сроки, профессионально оценит весь спектр работ и сообщит необходимую информацию диспетчеру. Диспетчер произведет расчеты и установит точную стоимость требуемой услуги.
- Утилизация старой мебели. Бывают случаи, когда часть мебели вы не собираетесь везти с собой на новое место, но и на старом месте оставлять ее нельзя. Так у вас появляется еще одна проблема – как избавиться от старой ненужной мебели. Компания-перевозчик поможет вам решить и эту проблему.
- Страхование груза. Мувинговые фирмы, как правило, аккуратно обращаются с имуществом при его перевозке, в том числе и потому, что несут за него материальную ответственность в пределах, определенных договором. Однако риски повреждения или уничтожения имущества во время его перевозки бывают разные. Поэтому возможны ситуации, когда перевозчик не будет возмещать вам часть (или даже весь) убытка. На этот случай вы можете застраховать свой груз. При этом вам даже не придется делать это самому. Страхованием мебели, при вашем согласии, займется сам перевозчик.
- Временное хранение мебели. Еще одна вполне реальная ситуация, когда по срокам у вас не получается «переселиться» в новый офис сразу же. И здесь на помощь придет мувинговая фирма. Она может взять вашу мебель на ответственное хранение. Какое-то время ваше имущество будет храниться в специальном помещении, где поддерживается специальный температурный режим, ведется охрана и видео наблюдение – словом, созданы все условия, чтобы вы не беспокоились о состоянии мебели, пока она ждет своего часа.
- Погрузка/разгрузка мебели. Об этом уже немало было сказано выше.
- Расстановка мебели на новом месте. Доставив мебель по месту назначения, грузчики компании аккуратно в нужном порядке расставят предметы интерьера на места без суеты и лишней поспешности, но за короткий период времени. А ваши сотрудники могут уже параллельно работать.
- Уборка. Казалось бы – мелочь, но очень приятная деталь. После расстановки мебели по местам оставшуюся упаковку и прочий хлам, если это будет вам удобно, работники мувинговой компании просто заберут с собой.
