logo
+7 (812) 222-22-22

круглосуточно

Что такое инвойс и зачем он нужен?

8 мин

Что такое инвойс и зачем он нужен?

Для осуществления международной торговли и транспортировки товара в другие страны предварительно составляют комплект накладных, пропусков и прочих бумаг. Корректно заполненный инвойс – грузо-сопроводительный документ, который позволяет продукции легально пересечь внешние государственные границы. В нашей статье рассмотрим, какая сторона занимается его заполнением и какую информацию обязана внести.

Определение и предназначение инвойса

Итак, инвойс – это бланк, содержащий информацию о пунктах торговой сделки; необходим для транспортировки продукции за рубеж. Продавец берет первичное оформление на себя, однако в более детальном заполнении участие может принимать и покупатель.

Главная функция заключается в запросе оплаты покупки и услуг по грузоперевозке, то есть инвойс не является чеком как таковым, но в большинстве случаев предполагает дальнейшую куплю-продажу на основании заявленных данных. Участники сделки фиксируют полную информацию о себе, об изделиях, о возникших денежных отношениях и лишь после этого выполняют оплату (зачастую даже после совершенной доставки). Заявленная стоимость сделки позволяет рассчитать точную величину налогов, включая пошлины, акцизы и другие сборы.

Рассматриваемый документ выступает своеобразным индикатором: демонстрирует прозрачность купли-продажи, подтверждает легальность перевода средств и товарооборота, является основанием для подведения статистики. Каждая проведенная и зафиксированная транзакция влияет на экономические показатели стран, определяет долю экспорта и импорта.

Важно знать разницу между тремя смежными понятиями, которые фигурируют во внешнеэкономической деятельности: invoice, счет фактуры и оплаты. С лингвистической точки зрения (дословный перевод), эти бумаги идентичны, однако с бухгалтерской и административной – отличны, так как выполняют специфичные требования и содержат уникальную информацию. Так, второй из них несет обязательный характер оплаты (остальные условия сделки уже выполнены, остается только формальная передача средств и налоговых отчислений), а первый – лишь запрашивает об этой необходимости и может быть скорректирован. В отличие от последнего, главный объект нашей статьи содержит описание товаров, а не только итоговую сумму и перечень, количество позиций.

При осуществлении экспорта или импорта грузоперевозчик берет на себя ответственность за транспортировку заказа и быстрое прохождение таможенного контроля. Пограничный досмотр происходит благополучно только при корректно составленной документации и соответствии перевозимого багажа заявленным данным. Полную и развернутую информацию содержит упаковочный лист, который близок по значению к invoice, потому что частично повторяет его.

Главным отличием является тот факт, что пакинг-лист не уведомляет о стоимости товаров, но более детально описывает содержимое. Также информирует о том, кто такие продавец и покупатель, где они физически располагаются, какую деятельность ведут, обмен какой продукцией осуществляют в рамках ВЭД и кто берет ответственность по транспортировке. Однако упаковочный лист только сопровождает основной документ, подробно расшифровывает, что лежит ящиках, какой вес каждой отдельно взятой паллеты, сколько единиц товара упаковано в любом из коробов.

Развернутое описание товаров необходимо при разнородности отправляемой партии, при большом количестве наименований и тар. Например, при продаже на экспорт винограда одного сорта в количестве нескольких центнеров, которые равномерно распределены по паллетам одинакового веса, информация в packing list будет почти полностью дублировать чеки и накладные.

Противоположным будет случай, если продавец решит отправить в другую страну многотоннажную поставку бытовой химии разных наименований. В данной ситуации в нескольких ящиках может быть упаковано мыло отличных друг от друга артикулов, в цистернах с жесткими стенками – жидкий концентрат, а на стеллажах разместят штучные позиции декоративной косметики. Безусловно, для описания каждого места потребуется дополнительная расшифровка, чтобы быстро пройти растаможивание.

Индивидуальный подход к каждому заказу порождает еще одно отличие packing list – отсутствие четкого регламента при заполнении. Каждая компания опирается на принятые за основу образцы, но имеет право вносить изменения, убирать или дополнять конкретные пункты.

Виды инвойсов

Существует два основных типа:

  • Проформа;
  • Коммерческий.

Первый из них является промежуточным и неофициальным, потому что содержит стартовое предложение продавца, в которое после дискуссии с заказчиком утверждаются и вносятся соответствующие исправления. Так, отправитель может указать предварительную стоимость товара, фактически не зная его итоговой ценности и даже не располагая на данный момент предлагаемым товаром или услугой. Подобная ситуация часто касается предметов роскоши и искусства: основанием для ценообразования в этом случае становится оценка эксперта в той или иной области или средние экономические расчеты.

Например, музей обладает редкими японскими гравюрами и решает устроить выставку своей коллекции в другой стране с последующей аукционной распродажей. Тогда он обращается к оценщику – составляется проформа по результатам экспертизы. Вместе с заполненным бланком гравюры с приблизительной стоимостью преодолевают таможню – их выставляют и распродают – корректируют заявленную цену и согласуют ее с отправителем.

В некоторых источниках фигурирует подвид некоммерческого образца, который по функционалу близок к декларации, необходим при международных операциях с изделиями для демонстрации или сертификации. Примерная стоимость для определения величины таможенных пошлин понадобится для продукции, оплата за которую вообще не предусмотрена: научные достижения для конференции, коллекции для временных или постоянных экспозиций, медицинские препараты и изобретения для получения сертификата качества международного образца и др.

Изменения в денежном эквиваленте происходят как в большую, так и в меньшую сторону. В связи с этим важно упомянуть деятельность комиссионных продаж, перерабатывающей промышленности, услуг по кредитованию. Обоюдный пересмотр касается не только цены, но и количества, качественных характеристик продукции. Если возможны изменения сроков оплаты, частоты и размера платежей, то на рассмотрение также выдвигают подобную документацию.

Если продавец согласен с предложенными исправлениями, грузоперевозка совершена без осложнений или международная услуга оказана без претензий, то он составляет коммерческий вариант, указывая максимально подробную информацию о предмете торговли и ее участниках:

  • Название и реквизиты сторон, юридические адреса;
  • Общая характеристика объекта сделки (включая наименования, тип тары, количество и содержимое упаковочных единиц, масса нетто и брутто, используемые при изготовлении материалы, области применения);
  • Цена единиц продукции и стоимость всего заказа, в какой валюте совершена сделка;
  • Особенности грузоперевозки (с использованием международной допустимой терминологии Incoterms 2010);
  • Информация о грузоперевозчике (контакты и реквизиты, ответственность и документация)
  • Индивидуальные данные бланка (серийный номер, дата);
  • Географический аспект договора (на территории какой страны изготовлена продукция, откуда и куда перевозится).

Любой грузо-сопроводительный документ из рассмотренных типов обязательно содержит первые пять пунктов, по желанию их дополняют, указывают корреспондентский и расчетный счет, ИНН и т.д. Так как предварительный лист составляется ситуативно, без четкого шаблона, то полнота информации может быть меньше, чем у коммерческого варианта. Последний же заполняется продавцом начисто, в соответствии с заявленными и одобренными требованиями агентов.

Порядок заполнения инвойса

Все виды инвойса составляют на английском языке как международном, дублируя на официальные языки продавца и покупателя. Переводы наверняка пригодятся и для благополучного прохождения таможни, ведь пограничные службы могут запросить копию на родном языке страны, чьи границы пересекает товар. Любые исправления совершаются только по обоюдному согласию сторон.

Итак, оформление осуществляет отправитель: по желанию предъявляет предварительный неформальный вариант – согласует предоставленную информацию с получателем – вносит необходимые корректировки – вновь сверяется с заказчиком – заверяет готовый бланк печатью и в нескольких экземплярах передает грузоперевозчику. Безусловно, один из оригиналов остается на руках, чтобы стать подтверждением легальной деятельности в случае бухгалтерских проверок.

Существуют универсальные образцы, которые обязуют указывать минимальную информацию о сделке, однако на практике подготовку бумаг для ВЭД доверяют специализированным агентствам, которые предусматривают специфику разных сфер деятельности и торговых отношений разных стран.

Так, пристальное внимание служб пограничного контроля может привлечь продукция с низкой ИТС (номинальная стоимость относительно единицы веса), которая в некоторых случаях повышает таможенные риски. Зная эту особенность, опытный агент запросит подтверждение цены в торгово-промышленной палате в качестве превентивной меры.

Читайте также: